Candanedo y Candanedo

Al concluir el año 2017, usted puede disponer, destruir, botar o reciclar mucha de la documentación sustentadora que mantiene en sus archivos acumulando polvo y espacio.
Lamentablemente las diferentes obligaciones tributarias (DGI) y sociales (CSS) tienen diferentes fechas de prescripción de la deuda, lo que afecta directamente el tiempo en que usted debe mantener la documentación como facturas de ventas, gastos, recibos, cheques, etc. 

A continuación, presentamos las diferentes fechas de prescripción de los impuestos más importantes.  Sin embargo, al final de éste boletín y debido a lo complejo y delicado del tema, haremos algunas recomendaciones sobre que documentos (facturas, gastos, recibos, cheques, etc) mantener por más tiempo.

 

Impuesto sobre la renta – Declaraciones de Renta

• (Tres) Años – Ese es el tiempo que la DGI tiene para emitir una resolución (llámese alcance, auditoria o liquidación adicional) que deberá expedirse dentro de los tres (3) años siguientes a la fecha de la presentación de la declaración de rentas.
• 3 (Tres) Años – Usted tiene como contribuyente ese tiempo para recuperar los créditos por impuestos pagados en exceso.
• 7 (Siete) Años – Es el derecho que tiene la DGI para cobrar el impuesto declarado y adeudado, además de los contribuyentes omisos.  Los 7 años son contados a partir del último día del año en que el impuesto debió ser pagado.
• 15 (Quince) Años – La DGI tiene ese tiempo para cobrar los impuestos sobre la renta retenidos por el contribuyente como lo son: Remesas al exterior, dividendos, ventas de acciones, etc.

 

ITBMS ó I.V.A. – 7%, 10%, 15%

• 5 (cinco) Años – El derecho que tiene la DGI a cobrar este impuesto el cual prescribe a los cinco años, contados a partir del primer día del mes siguiente en que el impuesto debió ser pagado.

 

Impuesto de Inmueble

• 10 (Diez) Años – La obligación de pagar el impuesto prescribe a los 10 años contados desde el último día del año en que debió ser pagado. En caso de reclamaciones sobre el monto del impuesto, el término comenzara a correr cuando se haya decidido la reclamación.  El termino de la prescripción se interrumpe:
  • Por auto ejecutivo dictado contra el deudor
  • Por promesa escrita de pago hecha por el contribuyente
  • Por cualquier actuación escrita del funcionario competente encaminada a cobrar el impuesto.

 

Caja de Seguro Social

• 20 (Veinte) años –  La acción para el cobro de las cuotas adeudadas a la Caja de Seguro Social por parte de cualquiera persona natural o jurídica obligada a deducirla, retenerla y/o pagarla de conformidad con esta Ley, prescribe a los veinte años, contados a partir de la última planilla declarada, correspondiente a la cuota mensual que se pretende cobrar.

 

Aviso de Operación (anteriormente Licencia Comercial)

• 15 (Quince) Años – Los créditos a favor del estado se extinguen por prescripción de quince años, salvo en los casos en que el Código Fiscal o leyes especiales fijen otro plazo.  En este caso el aviso de operación tiene una prescripción de 15 años.

 

Libros y Registros de Contabilidad

• Estos registros deben mantenerse siempre por toda la vida jurídica de la empresa y hasta cinco años después de cerrada la misma.

 

Nuestra recomendación

 

• Nuestra recomendación es que mantenga por la vida de la empresa, ya sea físico o escaneado, cada recibo de pago de renta, ITBMS, Aviso de Operación, Inmueble, pago de impuesto del 2% de enajenación, 3% de ganancia de capital, Tasa Única, Retención de Dividendos, etc.   Si bien es cierto, muchos de estos impuestos prescriben en 7 o 10 años, conocemos de casos en donde de un año a otro, por error en el sistema, el saldo adeudado ha cambiado, mostrando una morosidad donde antes no existía deuda, por consiguiente, el contribuyente queda básicamente con tres opciones.
  1. Mostrar la documentación que sustenta el pago de los impuestos que le están cobrando.  Ésta es la opción más rápida, en especial si necesita un paz y salvo con urgencia.
  2. Solicitar la prescripción de los impuestos que le están cobrando
  3. Esperar que la DGI solucione de oficio el problema.
• Imprima todos los años un estado de cuenta de la DGI y manténgalo en sus archivos ya que, en caso de error en el sistema, esto ayudará al funcionario a corregir el mismo.  Es preferible que el estado de cuenta que imprima sea detallado por tipo de impuesto.
• La CSS, si bien es cierto puede auditar hasta 20 años, en realidad solo lo hace por 5 años.  Hasta tanto esa práctica no llegue a cambiar, usted solo necesita toda la documentación sustentadora de la empresa de los últimos 5 años.
• En caso de una auditoría por parte de la DGI, la misma solo será de los últimos 3 años presentados de declaración de rentas.
• En conclusión, como regla general y asumiendo que usted va a mantener los documentos originales o escaneados que señalamos en el primer punto de nuestras recomendaciones, podemos sugerir que la mayoría de la documentación sustentadora como facturas, recibos, cheques, estados de cuenta, etc, etc los debe mantenerse por lo menos cinco años en sus archivos.